Facturación y pagos del taller: sabe quién debe qué

Mantén conectados el trabajo aprobado, los pagos y las deudas

Unos registros de facturación y pago conectados te ayudan a distinguir lo que el cliente aprobó, lo que ha pagado y lo que aún debe. Son preguntas distintas, sobre todo cuando una reparación cambia tras la inspección o el cliente hace un pago parcial. Para tu asesor de servicio, el punto de partida práctico es la orden de trabajo aprobada y no un total escrito a mano por separado. Para ti como gerente, la ventaja es un traspaso más claro entre las personas que hablan de la reparación, preparan la factura y reciben el pago.

La factura se crea con un solo botón a partir de las líneas aprobadas de la orden y se imprime en A4; los pagos pueden ser en efectivo, con tarjeta o por transferencia bancaria, y se hace el seguimiento de pagos parciales y deudas. Así la factura queda ligada al trabajo que el cliente aceptó y no a un presupuesto anterior o a una conversación informal. Antes de crearla, pide a tu equipo que compruebe que las líneas de mano de obra y de repuestos describen con claridad el trabajo acordado. Una orden clara da a quien explica la cuenta una referencia concreta.

• Comprueba qué líneas de mano de obra y de repuestos aprobó el cliente.
• Crea la factura a partir de esas líneas aprobadas.
• Registra los pagos y comprueba la deuda restante.
• Resuelve el pago o registra la deuda antes de la entrega.

Pasa de la orden de trabajo a la factura

Tu personal empieza por la orden de trabajo, revisa las líneas aprobadas y crea la factura con un solo botón. Las órdenes de trabajo de Junto contienen líneas de mano de obra y de repuestos, así que la preparación ocurre antes de facturar y no reconstruyendo la cuenta a la hora de la entrega. Si la inspección revela trabajo adicional, Junto te permite enviarlo al cliente para su aprobación mediante un enlace SMS. Pide al asesor que termine esa conversación de aprobación antes de preparar la factura, para no confundir el trabajo propuesto con el que el cliente ha aceptado.

El cliente ve cada línea de trabajo sugerida con su precio antes de que empiece el trabajo y recibe después una factura basada en las líneas aprobadas. Esa conexión es útil cuando necesitas explicar por qué la cuenta final difiere de lo que pidió el cliente al principio. Un coche usado importado, por ejemplo, puede llegar con un historial de mantenimiento incierto y requerir más conversación tras la recepción. Explica los hallazgos y pide la aprobación en lugar de tratar el trabajo adicional como un añadido automático. Puedes imprimir la factura resultante en A4.

Gestiona con claridad los pagos parciales y las entregas sin pagar

Los pagos parciales y las deudas registradas permiten a tu equipo mantener un pago inacabado separado de una reparación terminada. Que un coche esté listo no significa que su factura esté pagada, y un pago recibido no liquida necesariamente el importe completo. Cuando aceptes un pago parcial, comprueba lo que queda por pagar antes de hablar de la entrega con el cliente. Acordad dentro del equipo quién se ocupa de esa conversación, para que el mecánico, el asesor de servicio y la persona que recibe el pago no den respuestas distintas al cliente.

Un coche sin pagar no puede entregarse sin que la deuda quede registrada. Trata ese requisito como un punto de control de la entrega, no como sustituto de explicar el saldo al cliente. Antes de entregar el coche, tu personal debe revisar la factura, los pagos ya recibidos y cualquier importe pendiente. Si queda un pago pendiente, asegúrate de que la deuda esté registrada y de que el cliente la entienda. Así el siguiente compañero que trate la orden trabaja con la situación registrada y no con una promesa verbal.

Deja que el cliente pague con tarjeta desde el SMS de coche listo

Los clientes pueden pagar con tarjeta desde el SMS de coche listo cuando tu taller tiene activados los pagos online. Con los pagos online activados, el SMS de «el coche está listo» incluye un enlace para pagar con tarjeta a través de la cuenta bancaria de comercio del propio taller (pasarela de Bank of Georgia); un pago de prueba de 1,00 ₾ confirma la configuración. Junto no custodia el dinero. Esto te da una opción de pago ligada al mensaje de entrega, manteniendo la cuenta bancaria de comercio del taller en el centro de la configuración.

Para el cliente, la secuencia es sencilla: el taller envía el mensaje de coche listo y el cliente usa su enlace para pagar con tarjeta. Tu asesor debe explicar esta opción sin dar a entender que abrir el mensaje equivale a completar el pago. Antes de la entrega, comprueba la situación del pago registrado como harías con otro método de pago. Con el tráfico de Tbilisi, un cliente puede organizar la recogida aparte de la conversación sobre la reparación, así que conviene explicar la vía de pago antes de que llegue al mostrador.

• Revisa la configuración de la cuenta bancaria de comercio del taller.
• Completa el pago de prueba que confirma la configuración.
• Explica al cliente el enlace de pago del mensaje de coche listo.
• Comprueba la situación del pago antes de entregar el coche.

Da a cada rol del taller una responsabilidad clara

Tu asesor, el personal que gestiona los pagos y tu gerente necesitan cada uno una responsabilidad clara en el proceso de facturación. El asesor puede comprobar que la orden refleja la aprobación del cliente y explicar la factura. Quien reciba el pago debe comprobar el importe recibido y lo que queda por pagar. Tu gerente puede revisar la situación general y hacer seguimiento de los saldos pendientes. Junto admite roles de personal, pero tu procedimiento operativo debe seguir indicando quién comprueba cada fase, en lugar de suponer que todos los que miran una orden tienen la misma tarea.

Los ingresos de hoy y lo que se debe aparecen en el panel. Usa esas cifras como punto de partida de tu revisión diaria, manteniendo diferenciados en la conversación los ingresos y los importes pendientes. Junto también conecta este proceso con las reservas, la recepción del coche con fotos y firma, las órdenes de trabajo y la vista del mecánico en el teléfono. Esas partes apoyan el flujo de reparación en su conjunto; no sustituyen las comprobaciones de aprobación y de pago. La app funciona en ordenador y en móvil, en georgiano e inglés.

Revisa la disponibilidad de módulos y prepara a tu equipo

Consulta la página de precios y tu configuración de pagos antes de decidir cómo presentar este flujo en tu taller. Algunas funciones son módulos; la página de precios indica qué plan los incluye, y un propietario puede solicitar desde la propia app un módulo que no esté en su plan. No supongas que un plan concreto incluye todas las funciones relacionadas con los pagos sin comprobarlo. Para los pagos online con tarjeta, ten también en cuenta la cuenta bancaria de comercio del propio taller y el pago de prueba necesario para confirmar la configuración.

Empieza con un recorrido del equipo por una orden típica: mano de obra y repuestos aprobados, creación de la factura, pago y entrega. Incluye un ejemplo de pago parcial para que el personal practique comprobar la deuda restante y no solo el importe recibido. Acordad descripciones claras del trabajo y de los repuestos, y decidid quién explica los cambios a los clientes. Revisa el proceso cuando cambien las responsabilidades o cuando otra sucursal empiece a usarlo. El objetivo es un registro coherente desde la aprobación hasta la entrega, no solo una forma más rápida de imprimir una cuenta.

Preguntas y respuestas