Portal de flotas para clientes corporativos: cómo funciona

Qué cambia el portal de flotas para tu taller

El portal de flotas da a tus clientes corporativos un camino definido para reservas, aprobaciones de trabajo adicional y gestión de facturas, en lugar de dejar cada tarea en una conversación de correo distinta. Para tu taller, la ventaja práctica es una distinción más clara entre una solicitud y una acción confirmada. Una empresa puede solicitar visitas, pero tu personal sigue confirmando las citas. Un contable puede comunicar una transferencia bancaria, pero tu personal sigue confirmando el pago. Estas distinciones importan cuando varias personas representan al mismo cliente.

Usa el portal como el canal de trabajo acordado para el mantenimiento de los vehículos de la empresa y reserva las conversaciones telefónicas para las dudas que necesiten hablarse. Antes de presentarlo, explica qué contacto de la empresa gestiona cada tarea y qué decisiones siguen en manos de tu taller. Un gerente de flota debe saber que una visita solicitada todavía no es una cita, y un contable debe saber que marcar una transferencia no registra por sí mismo un pago confirmado. Así evitas malentendidos sin prometer que todas las conversaciones vayan a desaparecer.

Cómo funcionan el acceso de la empresa y los tres roles

El acceso de la empresa separa la coordinación de la flota, el trabajo financiero y la visibilidad del conductor, de modo que puedes explicar el portal según las responsabilidades de cada persona. Los usuarios de la empresa inician sesión en <shop>.junto.ge/fleet con un número de teléfono y un código SMS; no hay contraseña. Al presentar el portal, da a tu contacto corporativo esa dirección exacta de tu taller y explica el proceso de inicio de sesión por SMS. Es la vía de cara a la empresa, no la dirección del personal que usa tu equipo para gestionar a los clientes corporativos.

Roles: gerente de flota (vehículos, reservas, aprobación de trabajo adicional), contable (facturas y pagos), conductor (solo el estado de su propio vehículo). Repasa estos límites con la empresa antes de su primera solicitud de reserva. En concreto, no presentes el rol de conductor como una forma de gestionar toda la flota o de aprobar trabajo adicional. Acordad quién actuará como gerente de flota y quién se encargará de las facturas, para que tu asesor de servicio sepa a qué responsabilidad de negocio corresponde cada pregunta.

• Gerente de flota: explica el flujo de vehículos, reservas y aprobación de trabajo adicional.
• Contable: explica las facturas, las reclamaciones de transferencia y la confirmación del personal.
• Conductor: explica que su visibilidad se limita al estado de su propio vehículo.

Cómo convierte el personal las solicitudes por lotes en citas

Tu personal convierte las solicitudes por lotes de las empresas en citas, manteniendo la confirmación de la reserva del lado del taller. Las solicitudes de reserva por lotes las confirma el personal como citas; la empresa recibe un SMS cuando se confirman o se rechazan. Pide al gerente de flota que trate la solicitud como una propuesta hasta que llegue esa respuesta. Esto es especialmente útil cuando una empresa coordina varios vehículos y debe decidir qué conductores pueden traerlos sin interrumpir su propio trabajo.

Del lado del personal, gestiona la confirmación junto con el trabajo de reservas y calendario de tu taller en Junto. Contrasta las visitas solicitadas con el trabajo que tu equipo puede asumir de verdad y luego confirma o rechaza, en lugar de hacer una promesa aparte por correo. Para un taller en Tbilisi, también puedes hablar con la empresa de cómo organizar la llegada, para que los conductores cuenten con el tráfico. Mantén esa conversación práctica separada de la decisión de reserva: el SMS de confirmación a la empresa es lo que le indica que una solicitud se ha convertido en una cita.

Cómo se conectan con la reparación las aprobaciones de trabajo adicional

La aprobación del trabajo adicional corresponde al gerente de flota, mientras que tu taller documenta la reparación con su proceso normal de órdenes de trabajo. Junto admite la recepción del coche con fotos y firma, seguida de órdenes de trabajo con líneas de mano de obra y de repuestos. Son una base útil para explicar lo que ha encontrado tu equipo y lo que propones hacer a continuación. Mantén el trabajo propuesto lo bastante claro para que la empresa distinga la visita original del trabajo adicional que requiere una decisión.

Junto también admite la aprobación del cliente del trabajo adicional mediante un enlace SMS, con cada línea propuesta y su precio visibles antes de que empiece el trabajo. Explica la vía de aprobación a tu contacto corporativo en lugar de suponer que un conductor en recepción es quien debe decidir. Tus mecánicos pueden usar su vista del teléfono para su trabajo, mientras que el rol de conductor en el portal de la empresa se limita al estado del propio vehículo de ese conductor. Así quedan diferenciadas la ejecución en el taller, la aprobación de la empresa y la visibilidad del conductor.

Cómo funcionan las reclamaciones de transferencia y las facturas vencidas

Una reclamación de transferencia es el aviso de pago del contable, no un pago confirmado en los registros de tu taller. Los contables marcan las facturas como pagadas por transferencia; el personal confirma la reclamación y la convierte en un pago. Las facturas vencidas aparecen destacadas. Incluye esta distinción en el traspaso a quien revise las transferencias recibidas. Antes de confirmar una reclamación, esa persona debe comprobar la información del justificante bancario correspondiente mediante tu proceso financiero habitual, sin tratar la acción de la empresa en el portal como prueba de que los fondos han llegado.

Usa el flujo de facturas para mantener el seguimiento financiero separado de la aprobación de reparaciones. Junto admite facturas y pagos en efectivo, con tarjeta, por transferencia bancaria y con pago online, pero el proceso de reclamación de transferencias corporativas tiene su propio paso explícito de confirmación del personal. Acordad internamente quién revisa las reclamaciones y quién da seguimiento a las facturas vencidas destacadas. Esa responsabilidad debe estar clara aunque tu asesor de servicio, tu gerente y la persona que gestiona los cobros sean distintos; no la dejes en manos de que alguien se fije en un correo.

Qué revisar antes de presentar el portal

Antes del despliegue, contrasta la dirección del personal, el tratamiento de los descuentos y las limitaciones de facturación con lo que piensas prometer a los clientes corporativos. El personal gestiona los clientes corporativos en app.junto.ge/fleet; un descuento de la empresa se muestra en el portal, pero no se aplica automáticamente a las líneas de la orden. Por eso tu equipo debe revisar las líneas de la orden en lugar de suponer que un descuento mostrado las ha cambiado. Las tarifas por contrato y las facturas mensuales consolidadas aún no están desarrolladas. No presentes ninguna de las dos como parte del flujo corporativo actual.

La disponibilidad del plan requiere una comprobación aparte antes de comprometerte con el despliegue en una empresa. Algunas funciones son módulos; la página de precios indica qué plan los incluye, y un propietario puede solicitar desde la propia app un módulo que no esté en su plan. Consulta esa página en lugar de suponer que el acceso de flotas está incluido en un plan concreto. Luego repasa con tu equipo las responsabilidades de una empresa: quién gestiona las reservas, quién pide las aprobaciones, quién revisa las líneas de la orden y quién confirma las reclamaciones de transferencia.

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