Software para talleres de mantenimiento de flotas que atienden a empresas

Por qué los talleres de flotas necesitan registros conectados

Los talleres de flotas necesitan registros conectados porque la persona que entrega un vehículo puede no ser la que aprueba el trabajo ni la que paga la factura. Si atiendes a empresas con furgonetas y coches, una conversación con un conductor no puede sustituir un proceso de aprobación claro. Necesitas conectar la solicitud de la empresa, el vehículo, el trabajo acordado y el pago final sin depender de mensajes sueltos.

Las agendas en papel y las hojas de cálculo pueden registrar tareas individuales, pero aun así tienes que conciliarlas cuando los planes cambian. Un conductor llega con otra preocupación, un mecánico encuentra trabajo adicional o un contable pregunta qué factura sigue sin pagar. Mantener las reservas, los registros de recepción, las órdenes de trabajo, las facturas y los pagos en una sola app da a tu personal un lugar compartido donde seguir el trabajo.

En Georgia, los vehículos usados importados y los coches con conversiones a GLP o GNC hacen especialmente útiles unas notas de recepción claras. El tráfico de Tbilisi y los trayectos por carreteras de montaña también pueden influir en las preocupaciones que describen los clientes. Anota lo que comunica el conductor y lo que tu taller encuentra de verdad, en lugar de suponer que todos los vehículos de la flota de una empresa necesitan el mismo trabajo.

Cómo se convierten las solicitudes de flotas en citas confirmadas

Las solicitudes de flotas se convierten en citas cuando tu personal las confirma, así que puedes revisar las visitas solicitadas antes de incluirlas en el calendario del taller. Esto importa cuando una empresa quiere revisar varios vehículos sin perder el acceso a todos a la vez. Tu equipo puede valorar las solicitudes junto con las reservas existentes y hablar con la empresa de los detalles prácticos de la llegada.

El portal de flotas en <shop>.junto.ge/fleet permite que el gerente de flota, el contable y los conductores de una empresa inicien sesión con un código recibido por teléfono.

Los gerentes de flota envían solicitudes de reserva por lotes que el personal confirma como citas, y aprueban el trabajo adicional con el mismo resultado que el enlace SMS.

Usa este proceso compartido para separar la solicitud de la empresa del compromiso de tu taller. Antes de confirmar citas, aclara qué vehículos van a venir, qué quiere la empresa que se revise y quién tomará las decisiones sobre el trabajo adicional. No hace falta que el conductor lleve todos los mensajes entre tu recepción y el gerente de flota mientras tu personal intenta mantener un calendario viable.

• Comprueba qué vehículos quiere reservar la empresa.
• Aclara las preocupaciones comunicadas antes de confirmar las visitas.
• Revisa las solicitudes frente al calendario de tu taller.
• Acordad quién aprobará cualquier trabajo adicional.

Un día típico, de la llegada del vehículo a la aprobación

Un día típico en Junto pasa de las citas confirmadas a la recepción documentada, las órdenes de trabajo y la aprobación del trabajo adicional. Empieza revisando las reservas y el calendario para que tu recepción sepa qué vehículos de empresa se esperan. Cuando llega un conductor, usa la recepción con fotos y firma para registrar la entrega, en lugar de dejar el estado de llegada del vehículo en una conversación de palabra.

Construye la orden de trabajo con líneas de mano de obra y de repuestos para que el trabajo tenga un alcance escrito claro. La vista del mecánico funciona en el móvil, lo que la hace útil en el taller sin que cada novedad tenga que pasar por una conversación en el mostrador. Si la inspección revela más trabajo, mantén claras las líneas propuestas y sus precios antes de pedir a la empresa que las apruebe.

En los trabajos de flotas, dirige la decisión sobre el trabajo adicional al gerente de flota en lugar de suponer que el conductor puede autorizarla. El proceso de aprobación por SMS permite al destinatario ver cada línea propuesta con su precio antes de que empiece el trabajo, y el portal de flotas ofrece al gerente de flota su vía de aprobación. Una vez disponible esa decisión, tu personal puede continuar con un alcance acordado en lugar de depender de un mensaje incierto transmitido por el conductor.

Cómo gestionan los contables las facturas y las reclamaciones de transferencia

Los contables pueden revisar facturas y enviar reclamaciones de pago por transferencia, mientras que tu taller sigue siendo responsable de confirmar esas reclamaciones como pagos. Esta distinción importa cuando el equipo de contabilidad de una empresa dice haber enviado el dinero pero tu personal aún necesita comprobar su recepción. Una factura, una reclamación de transferencia y un pago confirmado no deben tratarse como hechos intercambiables en tu proceso de trabajo.

Los contables ven las facturas y envían reclamaciones de «pagado por transferencia» que el personal confirma como pagos.

Las tarifas por contrato y las facturas mensuales consolidadas aún no están desarrolladas.

Contrasta esos límites con las expectativas de tus clientes empresa antes de cambiar tu rutina de facturación. Junto admite facturas y pagos en efectivo, con tarjeta, por transferencia bancaria y online, pero no debes prometer un flujo de precios por contrato ni una factura mensual combinada que no está disponible. Acordad cómo emitiréis las facturas y quién en tu taller comprobará las reclamaciones de transferencia, para que el cobro no dependa de perseguir al conductor.

Qué notan los clientes empresa

Los clientes empresa notan entregas más claras cuando su gerente, su contable y sus conductores tienen una forma definida de interactuar con tu taller. El gerente puede enviar solicitudes y gestionar la aprobación del trabajo adicional, mientras que el contable puede ver las facturas en lugar de pedir a un conductor que reenvíe documentos. Los conductores pueden centrarse en traer los vehículos y comunicar las preocupaciones, sin convertirse en el único enlace entre tu taller y la empresa.

Junto funciona en georgiano e inglés, en el navegador de un ordenador o un móvil; los clientes reciben los SMS en su idioma.

Una comunicación clara también ayuda a explicar por qué ha cambiado la visita de un vehículo. Los propietarios pueden seguir el estado de la reparación en un teléfono, y el trabajo propuesto se muestra con su precio antes de la aprobación. Tu taller puede usar recordatorios por SMS para apoyar las visitas planificadas. Mantén tus mensajes prácticos: distingue la solicitud original del cliente, lo que encontró tu mecánico y lo que aún necesita una decisión, sobre todo cuando se atienden varios vehículos de empresa el mismo día.

Cómo empezar sin trasladar todos los registros antiguos

Puedes empezar probando el flujo actual de una empresa durante los 14 días de prueba gratuita de Junto con 100 SMS gratis, en lugar de intentar recrear antes todas las hojas de cálculo antiguas. Elige un conjunto de visitas próximas y síguelo desde las solicitudes de reserva hasta la recepción, la aprobación del trabajo y la facturación. Mantén disponibles tus registros anteriores mientras tu equipo aprende dónde va cada dato nuevo.

Start cuesta 79 ₾ al mes e incluye 1 sucursal, 3 boxes y 5 empleados. Pro cuesta 149 ₾ al mes. Network cuesta 299 ₾ al mes para 2 sucursales, y cada sucursal adicional cuesta +99 ₾. Pagar por año equivale a 10 meses. Los SMS cuestan 0,04 ₾ por segmento, con cargo a un saldo prepagado, así que incluye la mensajería en tu revisión de los costes operativos diarios.

Antes de elegir un plan, revisa la configuración de tus sucursales, los roles del personal y los pasos prácticos que debe seguir tu equipo. Junto admite varias sucursales e informes, pero una prueba útil debe poner a prueba trabajo real y no solo el diseño de las pantallas. Pide a tu recepción, a tu mecánico y a tu personal de facturación que completen su parte del mismo trabajo y revisa después dónde tus hábitos de papel u hojas de cálculo siguen generando trabajo duplicado.

• Elige una empresa y un conjunto manejable de visitas próximas.
• Acordad quién confirma las solicitudes y registra las llegadas de vehículos.
• Prueba el proceso de aprobación de trabajo extra del gerente de flota.
• Pide al contable que revise una factura y envíe una reclamación de transferencia.
• Confirma cómo comprobará y registrará el pago tu personal.

Preguntas y respuestas