ავტოპარკის პორტალი კორპორატიული კლიენტებისთვის: გამოყენების გზამკვლევი

რას ცვლის ავტოპარკის პორტალი თქვენი ავტოსერვისისთვის

ავტოპარკის პორტალი თქვენი ავტოსერვისის კორპორატიულ მომსახურებას ეხმარება, თუმცა სამუშაოს ორგანიზებისთვის პასუხისმგებლობების შეთანხმებაც აუცილებელია. Junto-ში კორპორატიული ავტოპარკის კლიენტებისთვის პორტალი ხელმისაწვდომია, ხოლო ავტოსერვისის სამუშაო მოიცავს ჯავშნებს, კალენდარს, სამუშაო დავალებებს, ინვოისებსა და გადახდებს. დანერგვამდე თქვენ უნდა განსაზღვროთ, როგორ დაუკავშირდება კომპანიის მოთხოვნა თქვენს ყოველდღიურ საქმიანობას. განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია, რომ კომპანიის წარმომადგენლებმა ერთმანეთისგან გაარჩიონ სასურველი ვიზიტი, შეთანხმებული სამუშაო და ანგარიშსწორების მდგომარეობა. ეს განსხვავებები თანამშრომლებსაც ერთნაირად უნდა ესმოდეთ, რათა კლიენტს ურთიერთგამომრიცხავი პასუხები არ მიაწოდონ.

პორტალის გამოყენების წესზე კორპორატიულ კლიენტთან წინასწარ შეთანხმდით, ხოლო საკითხები, რომლებსაც განხილვა სჭირდება, სატელეფონო საუბრისთვის დატოვეთ. თქვენ უნდა აუხსნათ კომპანიას, ვის მიმართოს ჯავშნის, დამატებითი სამუშაოს ან ინვოისის შესახებ. სასურველი დროის მოთხოვნა დადასტურებულ ვიზიტად არ უნდა აღიქვან, ხოლო გადარიცხვის შესახებ შეტყობინება თანხის მიღების შემოწმებას ვერ ჩაანაცვლებს. ასეთი შეთანხმება პრაქტიკული სამუშაო წესია და არა დაპირება, რომ ყველა საუბარი გაქრება. წინასწარ განსაზღვრეთ ისიც, როგორ იმოქმედებთ, თუ კომპანიის ძირითადი საკონტაქტო პირი მიუწვდომელი იქნება.

როგორ გაანაწილოთ კომპანიის წარმომადგენლების პასუხისმგებლობები

კომპანიის წარმომადგენლების პასუხისმგებლობები სასურველია ავტოპარკის კოორდინაციად, ფინანსურ საკითხებად და მძღოლთან კომუნიკაციად გაიყოს. ეს სამუშაოს ორგანიზების რეკომენდაციაა: პორტალში კონკრეტული წვდომებისა და უფლებების არსებობა გამოყენებამდე უნდა გადაამოწმოთ. თქვენ წინასწარ უნდა იცოდეთ, ვინ აგზავნის ავტომობილებს სერვისში, ვინ იღებს გადაწყვეტილებას დამატებით სამუშაოზე და ვისთან განიხილავთ გადახდას. მხოლოდ თანამდებობის დასახელებას ნუ დაეყრდნობით, რადგან სხვადასხვა კომპანიაში ერთი და იმავე ამოცანის შესრულება სხვადასხვა თანამშრომელს შეიძლება ევალებოდეს. შეთანხმებული პასუხისმგებლობები თქვენს მიმღებ თანამშრომელსაც გააცანით.

ავტოპარკის მენეჯერთან შეათანხმეთ ავტომობილებისა და ვიზიტების კოორდინაცია, ბუღალტერთან — ინვოისებისა და გადახდების განხილვა, ხოლო მძღოლთან — ავტომობილის მოყვანისა და ჩაბარების პრაქტიკული საკითხები. ეს განაწილება პორტალის კონკრეტული ტექნიკური უფლებების აღწერად არ უნდა წარადგინოთ. დანერგვამდე გადაამოწმეთ, როგორ ხდება კომპანიის მომხმარებლის შესვლა და რა ინფორმაცია ჩანს მისთვის. მძღოლის ავტოსერვისში ყოფნა თავისთავად არ ნიშნავს, რომ მას დამატებითი ხარჯის დამტკიცება შეუძლია. თქვენ უნდა გქონდეთ კომპანიის მიერ დასახელებული გადაწყვეტილების მიმღები და მასთან დაკავშირების შეთანხმებული გზა.

• ავტოპარკის კოორდინატორთან შეათანხმეთ ავტომობილები, ჯავშნები და დამატებითი სამუშაოს დამტკიცების პასუხისმგებლობა.
• ბუღალტერთან შეათანხმეთ ინვოისები, გადარიცხვის შესახებ კომუნიკაცია და თანხის მიღების შემოწმება.
• მძღოლთან შეათანხმეთ ავტომობილის მოყვანა, ჩაბარება და სტატუსის შესახებ კომუნიკაცია.

როგორ მოაწყოთ რამდენიმე ავტომობილის ვიზიტი

რამდენიმე ავტომობილის ვიზიტი თქვენი ავტოსერვისის დატვირთვისა და კომპანიის საჭიროებების შეჯერებით უნდა დაგეგმოთ. Junto გთავაზობთ ჯავშნებისა და კალენდრის მართვას ერთ აპში, თუმცა კორპორატიული პორტალიდან ჯგუფური მოთხოვნების კონკრეტული დამუშავების წესი წინასწარ უნდა გადაამოწმოთ. კომპანიას აუხსენით, რა გზით მიიღებს ვიზიტის საბოლოო დასტურს. თქვენთვის მნიშვნელოვანია, რომ თითოეული ავტომობილის ჩამოსვლის დრო რეალურად შეესაბამებოდეს მისაღებ სამუშაოს. კომპანიისთვის კი მნიშვნელოვანია, რომ სერვისში გაგზავნილი ავტომობილების გამო საკუთარი საქმიანობის დაგეგმვა შეძლოს და მძღოლებს გაურკვეველი მოლოდინი არ შეუქმნას.

მოთხოვნილი ვიზიტები Junto-ს კალენდარში თქვენს მიმდინარე სამუშაოს შეადარეთ და მხოლოდ ამის შემდეგ შეუთანხმეთ კომპანიას დრო. თუ ავტოსერვისი თბილისშია, დამატებით განიხილეთ მოძრაობის გათვალისწინებით მოსვლის პრაქტიკული საკითხებიც. საცობის გამო ჩამოსვლის დაგეგმვა და ჯავშნის დადასტურება ერთმანეთისგან გამიჯნეთ: ერთი გადაადგილებას ეხება, მეორე კი თქვენს შესაძლებლობას, მიიღოთ ავტომობილი. Junto-ს აქვს SMS შეხსენებები, მაგრამ კონკრეტული შეტყობინების გაგზავნის პირობები გამოყენებამდე გადაამოწმეთ. კომპანიას ნუ დაჰპირდებით ჯგუფური მოთხოვნის ავტომატურ დადასტურებას ან უარყოფის შეტყობინებას, თუ ეს პროცესი თავად არ გაქვთ შემოწმებული.

როგორ დაუკავშიროთ დამატებითი სამუშაოს დამტკიცება შეკეთებას

დამატებითი სამუშაო დამტკიცებისთვის კომპანიის უფლებამოსილ წარმომადგენელს უნდა წარუდგინოთ, ხოლო შეკეთება სამუშაო დავალებაში მკაფიოდ აღწეროთ. Junto-ში შეგიძლიათ ავტომობილის მიღება ფოტოებითა და ხელმოწერით, შემდეგ კი სამუშაო დავალებაში სამუშაოსა და ნაწილების ცალკეული პოზიციების შეტანა. ეს გეხმარებათ, განასხვაოთ თავდაპირველად შეთანხმებული მომსახურება და შემოწმებისას გამოვლენილი დამატებითი საჭიროება. თქვენ უნდა მიუთითოთ, რას სთავაზობთ კომპანიას და რომელ საკითხზე ელოდებით პასუხს. აღწერა გასაგები უნდა იყოს იმ ადამიანისთვისაც, რომელიც ავტოსერვისში არ იმყოფება და ავტომობილს ადგილზე ვერ ათვალიერებს.

Junto დამატებითი სამუშაოს დამტკიცებას SMS ბმულით უზრუნველყოფს: სამუშაოს დაწყებამდე მომხმარებელი ხედავს თითოეულ შეთავაზებულ პოზიციასა და მის ფასს. კორპორატიულ კლიენტთან წინასწარ შეათანხმეთ, ვის უნდა გაეგზავნოს შეთავაზება და ვინ არის გადაწყვეტილების მიღებაზე უფლებამოსილი. თქვენმა მექანიკოსებმა სამუშაოსთვის ტელეფონზე განკუთვნილი ხედიც შეიძლება გამოიყენონ, ხოლო ავტომობილის მფლობელს შეკეთების სტატუსის ტელეფონით ნახვა შეუძლია. ეს შესაძლებლობები კორპორატიული პორტალის კონკრეტული როლების უფლებებთან ავტომატურად არ გააიგივოთ. კომპანიის მომხმარებლისთვის ხილული ინფორმაცია და დამტკიცების უფლება ცალკე გადაამოწმეთ.

როგორ მართოთ გადარიცხვები და ინვოისების გადამოწმება

გადარიცხვის შესახებ კლიენტის შეტყობინება თანხის მიღების დადასტურებას არ ცვლის, ამიტომ ფინანსური შემოწმება თქვენს სამუშაო წესში ცალკე გამოყავით. Junto-ს აქვს ინვოისები და გადახდები, მათ შორის ნაღდი ფულით, ბარათით, საბანკო გადარიცხვითა და ონლაინ ანგარიშსწორებით. კორპორატიულ კლიენტთან შეთანხმებისას თქვენ უნდა განსაზღვროთ, ვინ აწვდის ინვოისთან დაკავშირებულ ინფორმაციას და ვინ ამოწმებს მიღებულ თანხას. კომპანიის მიერ გადმოგზავნილი ცნობა თქვენი ჩვეულებრივი ფინანსური პროცესით გადაამოწმეთ. კონკრეტული ინვოისის მდგომარეობა მხოლოდ დაუზუსტებელ ზეპირ შეტყობინებაზე დაყრდნობით დადასტურებულად არ ჩათვალოთ.

ინვოისებზე მუშაობა დამატებითი სამუშაოს დამტკიცებისგან გამოყავით, რათა შეკეთების შესახებ გადაწყვეტილება და ფინანსური შემოწმება ერთმანეთში არ აირიოს. შიდა წესით განსაზღვრეთ, ვინ ამოწმებს გადარიცხვას, ვინ უკავშირდება კომპანიას გადაუხდელ ინვოისზე და ვინ პასუხობს ბუღალტრის შეკითხვებს. თქვენ ასევე უნდა გადაამოწმოთ, როგორ არის პორტალში წარმოდგენილი გადახდის შესახებ შეტყობინება და ინვოისის მდგომარეობა. ავტომატურ მონიშვნებს, ვადაგადაცილების გამოყოფას ან თანამშრომლის მიერ დასადასტურებელ კონკრეტულ ნაბიჯს ნუ დაჰპირდებით კლიენტს, სანამ მათი არსებობა და მუშაობის წესი არ გეცოდინებათ.

რა შეამოწმოთ პორტალის დანერგვამდე

პორტალის დანერგვამდე თქვენ უნდა შეამოწმოთ წვდომა, შეთანხმებული ფასების ასახვა და ინვოისებთან დაკავშირებული საჭიროებები. კომპანიისთვის მიცემული დაპირება მხოლოდ გადამოწმებულ შესაძლებლობას უნდა ეფუძნებოდეს. თუ კლიენტს ფასდაკლებას უთანხმებთ, ნახეთ, როგორ აისახება ის სამუშაო დავალების პოზიციებში და საჭიროა თუ არა თანამშრომლის მოქმედება. ასევე ცალკე გადაამოწმეთ სახელშეკრულებო ფასების სიებისა და ერთიანი ყოველთვიური ინვოისის შესაძლებლობა. მათი არსებობა მხოლოდ კორპორატიული პორტალის არსებობიდან არ გამომდინარეობს. ასეთი შემოწმება დაგეხმარებათ, მომსახურების პირობები ტექნიკურ შესაძლებლობებს შეუსაბამოთ და გაურკვეველი მოლოდინი არ შექმნათ.

ტარიფისა და თქვენთვის საჭირო შესაძლებლობების შესაბამისობა კომპანიასთან პროცესის საბოლოოდ შეთანხმებამდე გადაამოწმეთ. Junto-ს აქვს 14-დღიანი უფასო საცდელი პერიოდი 100 უფასო SMS-ით, რომელიც შეგიძლიათ სამუშაო პროცესის გასაცნობად გამოიყენოთ. საცდელი პერიოდი თავისთავად კონკრეტული ფუნქციის თქვენს არჩეულ ტარიფში არსებობის გარანტია არ არის. თქვენმა გუნდმა წინასწარ უნდა გაიაროს პრაქტიკული კითხვები: ვინ მართავს ჯავშნებს, ვინ ითხოვს დამატებითი სამუშაოს დამტკიცებას, ვინ ამოწმებს სამუშაო დავალების პოზიციებს და ვინ აკონტროლებს ანგარიშსწორებას. შემდეგ იგივე განაწილება კომპანიის წარმომადგენლებსაც გასაგებად აუხსენით.

კითხვები და პასუხები