როგორ მოიპოვოთ კორპორატიული ავტოპარკის კონტრაქტები გამართული პროცესით

დაიწყეთ კომპანიის ავტომობილებთან დაკავშირებული ყოველდღიური პრობლემებით

კორპორატიული ავტოპარკის კონტრაქტის მოპოვება იწყება იმის გარკვევით, როგორ იყენებს კომპანია ავტომობილებს და როდის აფერხებს მომსახურება მის საქმიანობას. ჰკითხეთ, ვინ გეგმავს ვიზიტებს, ვინ ამტკიცებს შეკეთებას და რა ხდება, თუ ავტომობილი სამუშაოს მოსალოდნელ დროს ვერ უბრუნდება. მიწოდების ბიზნესსა და თანამშრომლების საერთო ავტომობილების მქონე კომპანიას განსხვავებული მიდგომები შეიძლება სჭირდებოდეს. საქართველოში ასევე გაარკვიეთ, ჰყავთ თუ არა იმპორტირებული მეორადი ავტომობილები, აქვთ თუ არა LPG ან CNG სისტემები და ძირითადად თბილისის მოძრაობაში გადაადგილდებიან თუ მთის გზებზე.

მიღებული პასუხები პრაქტიკულ შეთავაზებად აქციეთ და არა ზოგად დაპირებად, რომ ყველაფერს მოაგვარებთ. მაგალითად, მძღოლები შესაძლოა ჯავშნის გარეშე მოდიოდნენ, ბუღალტერი კი არასაკმარისი ინფორმაციით შედგენილ ინვოისებს იღებდეს. განმარტეთ, როგორ ამოიცნობთ თითოეულ ავტომობილს, როგორ ჩაიწერთ პრობლემას, ვის მოსთხოვთ თანხმობას და ვის გადასცემთ დოკუმენტებს. მოითხოვეთ არსებული მომსახურების ისტორია, თუმცა ჩანაწერების არქონა კონკრეტული შეკეთების ან ნაწილის შეცვლის აუცილებლობის მტკიცებულებად არ ჩათვალოთ. შეთავაზება სწორედ აღმოჩენილ სირთულეებს უნდა პასუხობდეს.

მკაფიოდ გაანაწილეთ მენეჯერის, ბუღალტრისა და მძღოლის პასუხისმგებლობები

მენეჯერს, ბუღალტერსა და მძღოლს განსხვავებული პასუხისმგებლობები უნდა ჰქონდეთ, რადგან ავტოსერვისში ვიზიტის სხვადასხვა ნაწილში მონაწილეობენ. მძღოლს შეუძლია ხმაური აღწეროს, თუმცა ეს არ ნიშნავს, რომ შეკეთების დამტკიცების უფლებაც აქვს. მენეჯერი შეიძლება სამუშაოებს ათანხმებდეს, ბუღალტერს კი ინვოისი და გადახდის საფუძვლის გაგება სჭირდებოდეს. წინასწარ შეთანხმდით, ვინ იღებს თითოეულ გადაწყვეტილებას და ვინ ცვლის მას არყოფნისას. Junto-ს აქვს კორპორატიული ავტოპარკის კლიენტების პორტალი; მისი გამოყენება პასუხისმგებლობების მკაფიო შეთანხმებას უნდა ეყრდნობოდეს.

კომპანიასთან წინასწარ განსაზღვრეთ, ვინ გამოგიგზავნით რამდენიმე ავტომობილის ვიზიტის მოთხოვნას, ვინ დაამტკიცებს დამატებით სამუშაოებს და ვინ მოგაწვდით გადარიცხვის ინფორმაციას. თანამშრომლებს აუხსენით, რას მოითხოვს თითოეული მოქმედება: მოთხოვნას კალენდართან შეჯერება სჭირდება, დამტკიცებული სამუშაოს შესახებ კი პასუხისმგებელმა პირმა უნდა გაიგოს. ბუღალტრის მიერ გამოგზავნილი გადარიცხვის ინფორმაცია მიღებულ თანხას შეადარეთ და მხოლოდ შემდეგ დაადასტურეთ გადახდა. ინფორმაციის გამოგზავნა და გადახდის დადასტურება სხვადასხვა ეტაპია; ეს განსხვავება ორივე მხარისთვის გასაგები უნდა იყოს.

უზრუნველყავით თანხმობებისა და ავტომობილის ჩაბარების მიკვლევადობა

თანხმობებისა და ავტომობილის ჩაბარების მიკვლევადი ჩანაწერები აჩვენებს, რა პრობლემა დაფიქსირდა, რა შეთანხმდა და რა შეასრულა ავტოსერვისმა. მიღებისას მძღოლის აღწერილი პრობლემა გასაგები ენით ჩაიწერეთ და ავტომობილის მდგომარეობა დააფიქსირეთ. Junto-ში შესაძლებელია ავტომობილის მიღება ფოტოებითა და ხელმოწერით, ასევე სამუშაო შეკვეთაში შრომისა და ნაწილების ცალკეული პოზიციების აღრიცხვა. ეს ჩანაწერები თქვენს გუნდს ეხმარება, როცა მენეჯერი მოგვიანებით კითხულობს, რატომ შემოვიდა ავტომობილი ან რატომ განსხვავდება საბოლოოდ შესრულებული სამუშაო თავდაპირველი მოთხოვნისგან.

თუ შემოწმებისას დამატებითი სამუშაო გამოვლინდა, დაიცავით კომპანიასთან შეთანხმებული თანხმობის მიღების წესი. გაგრძელებამდე აღწერეთ აღმოჩენილი პრობლემა, შეთავაზებული სამუშაო და მისი ფასი; ნუ დაეყრდნობით მხოლოდ ავტომობილის მომყვანთან ნაჩქარევ საუბარს. Junto დამატებითი სამუშაოების SMS ბმულით დამტკიცების საშუალებას იძლევა: სამუშაოს დაწყებამდე მომხმარებელი თითოეულ პოზიციასა და მის ფასს ხედავს. ასევე შეთანხმდით, როგორ იმოქმედებთ უპასუხო მოთხოვნის შემთხვევაში და ვის აქვს თანხმობის გაცემის უფლება. ნუ დაჰპირდებით დასრულების დროს, თუ ის ჯერ მიუღებელ თანხმობაზეა დამოკიდებული.

შესთავაზეთ ანგარიშსწორების მხოლოდ ის პროცესი, რომელსაც შეასრულებთ

ანგარიშსწორების შეთავაზებაში ზუსტად უნდა ეწეროს, რა დოკუმენტებს მიიღებს კომპანია და როგორ გადაამოწმებთ გადახდას. ბუღალტერს ჰკითხეთ, ავტომობილის რომელი მონაცემები და რა დამხმარე ინფორმაცია სჭირდება, შემდეგ კი გადაამოწმეთ, რას მიაწვდის თქვენი გუნდი სტაბილურად. პირველ ვიზიტამდე განიხილეთ ინვოისის გაგზავნის დრო, გადახდის პირობები და კითხვებზე პასუხისმგებელი პირი. არასაკმარისი განმარტებით გაგზავნილი ინვოისი ზედმეტ ზარებს იწვევს მაშინაც, როცა შეკეთება კარგად შესრულდა. ბუღალტრის სამუშაო პროცესი მომსახურების ნაწილად განიხილეთ და არა მოგვიანებით მოსაგვარებელ საკითხად.

სახელშეკრულებო ფასების სიებსა და გაერთიანებულ ყოველთვიურ ინვოისებს პორტალის დადასტურებულ შესაძლებლობებად ნუ დაჰპირდებით. თუ კომპანიას რომელიმე მათგანი სჭირდება, შეთავაზების მიღებამდე განუმარტეთ, რას უზრუნველყოფს თქვენი მიმდინარე პროცესი და რას ვერ დაჰპირდებით. ხელით შესასრულებელ შეთანხმებას პროგრამის ფუნქციად ნუ წარმოაჩენთ. Junto-ში შესაძლებელია ინვოისებისა და ნაღდი ფულით, ბარათით, საბანკო გადარიცხვით თუ ონლაინ გადახდების მართვა, თუმცა ეს კომპანიისთვის გადახდის გადავადების პირობებს არ ადგენს. შეთანხმებული კომერციული პირობები წერილობით ჩამოაყალიბეთ და შესაბამის პასუხისმგებელ პირებს გადაახედეთ.

კონტრაქტის შეთავაზებამდე გამოიყენეთ მოკლე საკონტროლო სია

შეთავაზებამდე მომზადებული საკონტროლო სია დაგეხმარებათ შეაფასოთ, შეესაბამება თუ არა ავტოპარკის მოლოდინები თქვენი ავტოსერვისის შესაძლებლობებსა და პროცესს. საკითხები განიხილეთ კომპანიის წარმომადგენელთან და იმ თანამშრომლებთან, რომლებიც ავტომობილებს მიიღებენ, სამუშაო შეკვეთებს მოამზადებენ და ანგარიშსწორების კითხვებს უპასუხებენ. მენეჯერის ზეპირი დაპირება საკმარისი არ არის, თუ მიმღებ თანამშრომელს ინსტრუქცია არ აქვს. განსაკუთრებით მკაფიოდ განსაზღვრეთ, როგორ იქცევა რამდენიმე ვიზიტის მოთხოვნა შეთანხმებულ ჯავშნებად: კალენდრის შემოწმებამდე მოთხოვნილი ვიზიტები დადასტურებულ დატვირთვად არ უნდა ჩაითვალოს.

სია ხარვეზების აღმოსაჩენად გამოიყენეთ და არა შეთავაზების დასრულებულად წარმოსაჩენად. მაგალითად, ძირითადი დამმტკიცებლის არყოფნისას მომსახურების კონსულტანტმა უნდა იცოდეს შემცვლელის ვინაობა და არ უნდა გამოიცნოს, შეუძლია თუ არა მძღოლს გადაწყვეტილების მიღება. თუ კომპანია პერიოდული ტექდათვალიერებისთვის მომზადებას ითხოვს, დააზუსტეთ სამუშაოს ფარგლები და შედეგს ნუ დაჰპირდებით. ტექნიკური მოთხოვნებისა თუ მომსახურების ინტერვალებისთვის შეამოწმეთ ავტომობილის მფლობელის სახელმძღვანელო ან მიმართეთ პასუხისმგებელ სპეციალისტს. მთელი ავტოპარკისთვის ერთიანი ტექნიკური წესის გამოყენება კონკრეტული ავტომობილების საჭიროებების გაუთვალისწინებლად არ ღირს.

• დაადგინეთ ავტომობილები, მათი გამოყენების პირობები და არსებული მომსახურების ჩანაწერები.
• განსაზღვრეთ ჯავშნებზე პასუხისმგებელი პირი, სამუშაოების დამმტკიცებელი და შემცვლელი.
• შეთანხმდით, როგორ გადაიქცევა ვიზიტის მოთხოვნა დადასტურებულ ჯავშნად.
• დააზუსტეთ ინვოისის მონაცემები, გადახდის პირობები და გადახდის შემოწმების წესი.
• შეამოწმეთ ავტოსერვისის დატვირთვა და გაამჟღავნეთ მოთხოვნები, რომლებსაც ვერ შეასრულებთ.
• წერილობით აღწერეთ ავტომობილის ჩაბარებისა და პრობლემის შესაბამის პასუხისმგებელ პირთან გადამისამართების პროცესი.

აჩვენეთ სამუშაო პროცესი და ნუ გადააჭარბებთ პორტალის შესაძლებლობებს

რეალისტური დემონსტრაცია კომპანიას ეხმარება შეაფასოს, რამდენად მარტივი იქნება თქვენს ავტოსერვისთან თანამშრომლობა. გაიარეთ ჩვეულებრივი შემთხვევა: მძღოლი პრობლემას აღწერს, კომპანია ვიზიტს ითხოვს, თქვენი გუნდი ავტომობილს იღებს, შემოწმება კი დამატებითი სამუშაოს საჭიროებას აჩვენებს. აჩვენეთ, რომელ ეტაპზე მიიღება თანხმობა და როგორ გადაეცემა ინვოისი ბუღალტერიას. განმარტეთ, რას აკეთებს კომპანია თავად და სად არის საჭირო თქვენი თანამშრომლის ჩარევა. Junto-ს კორპორატიული ავტოპარკის პორტალი ამ განხილვას დაეხმარება, თუმცა ვიზიტის მართვა კვლავ თქვენი გუნდის პასუხისმგებლობად რჩება.

ხშირი შეცდომებია პრიორიტეტული მომსახურების დაპირება დატვირთვის შემოწმების გარეშე, უფლებამოსილების არმქონე მძღოლისგან სამუშაოზე თანხმობის მიღება და დაუსრულებელი ფუნქციების ხელმისაწვდომად წარმოჩენა. შეთავაზება მხოლოდ პორტალის გარშემო ნუ ააგებთ. ამის ნაცვლად შესთავაზეთ პირველი ვიზიტი ან თანამშრომლობის შეზღუდული გამოცდა, ორივე მხარისთვის გასაგები ფარგლებით. შემდეგ მენეჯერს, მძღოლსა და ბუღალტერს ჰკითხეთ, სად შეექმნათ გაუგებრობა. უფრო ფართო შეთანხმების განხილვამდე მათი პასუხებით გააუმჯობესეთ ინფორმაციის გადაცემა და ინსტრუქციები, ნაცვლად ისეთი შედეგების დაპირებისა, რომლებიც თქვენს ავტოსერვისს ჯერ არ უჩვენებია.

კითხვები და პასუხები